אוטומציה של תהליכי אישור: סוף לשרשורי המיילים האינסופיים

אישורים הם המקום שבו עבודה טובה יושבת ומחכה. רכישה, הוצאה, הנחה או יום חופש, הכול נתקע בתיבת הדואר של מישהו בזמן ששרשור המיילים מתארך והתשובה הופכת קשה יותר לאיתור. אוטומציה של תהליכי אישור מחליפה את הבלגן הזה במסלול מוגדר: הבקשה מגיעה לאדם הנכון, מקבלת כן או לא ברורים ומשאירה אחריה תיעוד.

מה אוטומציה של אישורים עושה

במקום להעביר מיילים ולקוות, מגדירים את הכלל פעם אחת. כשבקשה מוגשת, המערכת יודעת מי מאשר אותה, באיזה סדר ומה קורה אחר כך.

• הבקשה מנותבת אוטומטית למאשר הנכון
• תזכורות נשלחות אם היא יושבת יותר מדי זמן
• ברגע שאושרה, הצעד הבא מופעל בלי העברה ידנית

המאשר רואה רק את מה שצריך כדי להחליט, ומחליט בלחיצה אחת.

ניתוב שתואם את המציאות

אישורים אמיתיים לא תמיד הם צעד אחד. האוטומציה מטפלת בתנאים שבאמת קיימים בעסק שלכם:

• סכומים מעל סף מסוים דורשים אישור שני
• בקשות מעל גבול מסוים מוסלמות למנהל
• קטגוריות מסוימות מנותבות למחלקה ספציפית

המטרה אינה להוסיף שליטה. המטרה היא להפוך את השליטה שאתם כבר צריכים לבלתי נראית ומהירה.

התיעוד שאתם מקבלים בחינם

כל פעולה נרשמת: מי ביקש, מי אישר, מתי ועל מה. ההיסטוריה הזו אינה בירוקרטיה, היא הגנה. כשמישהו שואל למה התקבלה החלטה, התשובה כבר שם, מתוארכת ומלאה. אין יותר שחזור של שרשור מיילים מועברים חודשים אחר כך.

איפה מתחילים

בחרו את האישור שהכי מתסכל את האנשים, בדרך כלל הוצאות או רכישות, והפכו רק אותו לאוטומטי. ברגע שאנשים מרגישים שהחלטה חוזרת תוך שעות במקום ימים, כל השאר נמשך מעצמו.

אישורים יושבים לעיתים קרובות לצד מסמכים שנוצרים, ולכן שילוב זה עם הפקת מסמכים אוטומטית אומר שהפריט המאושר גם מופק ומתויק באותה זרימה.

ב-Tectari אנחנו ממדלים את כללי האישור שלכם כפי שהם באמת, כולל החריגים, כך שתהליך העבודה מתאים לעסק במקום לכפות עליו תבנית נוקשה.