Système de rappel de rendez-vous : réduire les absences en pilote automatique

Une absence est l'une des pertes les plus frustrantes pour toute entreprise de services. Le créneau était réservé, le temps était bloqué, et puis personne n'est venu. Un système de rappel de rendez-vous évite discrètement la plupart de ces pertes en prévenant les gens avant qu'ils n'oublient.

Pourquoi les gens manquent leurs rendez-vous

La plupart des absences ne sont pas volontaires. La vie s'en mêle :

• Le rendez-vous a été pris il y a des semaines et est sorti de l'esprit
• La date a été confondue avec autre chose
• Les plans ont changé et il n'y avait pas de moyen simple de vous prévenir

Dans presque tous les cas, un rappel au bon moment aurait soit sauvé le rendez-vous, soit libéré le créneau à temps pour le remplir.

Ce que fait un système de rappel

Il envoie un rappel automatiquement au bon intervalle, la veille, une heure avant, ou les deux. Le message confirme l'horaire et donne au client un moyen simple de confirmer, reporter ou annuler. Aucun employé n'a à penser à l'envoyer, car le système suit pour vous chaque rendez-vous à venir.

Le moyen le moins coûteux de remplir un créneau est de garder le client qui l'a déjà réservé.

Des rappels qui respectent le client

Le ton et le moment comptent. Trop de rappels donnent l'impression de harceler ; trop peu n'aident pas. Un bon système vous laisse choisir le canal que les clients lisent vraiment, fixer un timing raisonnable et s'arrêter une fois qu'ils ont confirmé. Bien fait, un rappel ressemble à une attention, pas à une poursuite.

Récupérer le créneau, pas seulement la visite

Le vrai bénéfice survient quand quelqu'un annule à l'avance. Un rappel qui permet au client d'annuler la veille vous laisse le temps de proposer ce créneau à un autre, au lieu de découvrir une chaise vide le jour même. Associer les rappels à un système de réservation en ligne permet à un créneau libéré de se rouvrir automatiquement à la réservation.

Par où commencer

Commencez par un seul rappel la veille de chaque rendez-vous et mesurez l'évolution des absences. La baisse est en général immédiate et nette. Tectari met en place des flux de rappel autour de votre agenda et de vos clients, pour que les rendez-vous pris soient ceux qui se présentent vraiment.